Oleh : Abdul Hamid*)
Agenda kerja Tahunan pengurus dan pengawas memainkan peranan penting dalam keberlangsungan Koperasi Simpan Pinjam Pembiayaan Syariah (KSPPS). Sangatlah bermanfaat jika pengurus dan pengawas KSPPS memiliki agenda kerja. Agenda kerja menjadikan pekerjaan lebih terorganisir. Pengurus dan Pengawas dijamin akan memiliki manajemen waktu yang lebih baik saat memiliki agenda kerja. Disamping itu Keuntungan selanjutnya yang akan pengurus dapatkan adalah peningkatan produktivitas. pengurus tidak lagi menunda-nunda sebuah pekerjaan. Berikut ini adalah contoh agenda kerja pengurus dalam satu tahun yang mesti dikerjakan oleh pengurus KSPPS :
1. Membuat Laporan Pertanggungjawaban Pengurus. Pengurus wajib membuat laporan pertanggungjawaban atas kinerja pertumbuhan anggota serta laporan keuangan untuk disampaikan kepada Rapat Anggota Tahunan.
2. Mengadakan kegiatan rapat rutin bulanan. Kegiatan rapat rutin bulanan biasanya diadakan untuk menilai kinerja pertumbuhan anggota dan keuangan KSPPS pada setiap akhir bulan. Rapat ini umumnya dihadiri oleh jajaran pengurus dan manajemen (pegawai)
3. Mengadakan Rapat bersama antara pengurus dan pengawas. Kegiatan rapat bersama ini minimal digelar 2 kali dalam setahun bersamaan dengan rapat evaluasi semester penggurus. Pengawas memberikan penilaian dan saran atas capaian kinerja yang sudah dilakukan pengurus.
4. Mengadakan Rapat-rapat koordinasi dengan menajemen-setidaknya dua kali setahun.
5. Menagadakan Rapat pleno. Kegiatan rapat pleno setidaknya dua kali digelar dalam setahun. Di hadiri seluruh pengurus, dewan pengawas syariah dan manajemen.
6. Mengadakan kegiatan Pra- Rapat Anggota Tahunan (RAT) pada akhir tahun. Kegiatan Pra RAT ini bertujuan untuk menentukan tema yang akan diusung dalam Rapat Anggota Tahunan. Penentuan tema RAT penting dilakukan guna menyusun narasi-narasi yang akan disampaikan kepada anggota.
7. Pengurus Melakukan Supervisi dan monetoring ke kantor pusat, kantor cabang dan kantor pelayanan minimal 3 bulan sekali. Kegiatan supervisi ini bertujuan untuk terus memastikan maanjemen (pegawai) bekerja dengan baik dan melakukan monitoring terhadap perkembangan kondisi masing-masing kantor.
8. Pengurus mengikuti kegiatan pelatihan yang rutin diadakan oleh Dinas Koperasi baik dari Provinsi maupun Kabupaten/kota. Kegiatan pelatihan untuk melatih skill pengurus sering dilakukan oleh Dinas Koperasi. Bagi koperasi syariah yang sudah memiliki badan hukum dan isin usaha simpan pinjam pembiayaan syariah biasanya sering diundang untuk mengikuti berbagai bentuk pelatihan.
9. Mengadakan event ulang tahun atau Milad berdirinya KSPPS. Event ini penting untuk menjaga prinsip-prinsip dan semangat perjuangan membangun ekonomi ke ummmatan.
10. Melaksanakan kegiatan lokakarya perencanaan strategis (strategic Planning) dan penyusunan rencana bisnis tahunan (business plan). Pengurus KSPPS perlu membuat lokakarya ini sebagai peta jalan (road map) bagi KSPPS.
11. Mengadakan pertemuan untuk menyusun ketentuan dan kebijakan atau Peraturan Khusus (Persus) KSPPS. Pernyusunan Persus disesuaikan dengan kebutuhan KSPPS.
12. Pada akhir priode jabatan pengurus, pengurus harus menyusun peta jalan baru sehingga bisa dijadikan acuan (blue print) bagi pengurus yang baru terpilih untuk 5 tahun berikutnya.
Agenda Tahunan Pengawas
Sebagai salah satu perangkat organisasi KSPPS yang diangkat dari dan oleh Anggota dalam Rapat Anggota Tahunan, sesuai UU No. 25 Tahun 1992. Pengawas memiliki berbagai agenda kerja. Diantara agenda kerja tahunan pengawas yang penting antara lain:
1. Melakukan pengawasan atau audit bulanan sesuai dengan program pengawasan yang sudah disepakati dalam rapat anggota.
2. Membuat laporan hasil pengawasan atau audit yang disampaikan kepada pengurus setiap bulan atau minimal tiap semester.
3. Melakukan audit fraud (kasus penyelewengan), apabila ditemukan kejanggalan atau terdapat indikasi penyelewengan.
4. Membuat Laporan Pertanggungjawaban hasil pengawasan yang disampaikan kepada saat Rapat Anggota Tahunan sekali dalam setahun. Laporan hasil pengawasn yang dilaporkan oleh pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan Pengurus KSPPS dengan bukti – bukti pendukungnya.
5. Ikut Mengadiri rapat gabungan pengurus dan pengawas yang sudah dibuat atau disepakati bersama antara pengawas dan pengurus.
6. Menghadiri rapat-rapat pleno.
7. Mengikuti berbagai kegiatan pelatihan atau seminar yang diselenggarakan oleh Dinas terkait dalam rangka meningkatkan kemampuan pengawas.
8. Menghadiri rapat evaluasi semester pengurus. Dalam rapat evaluasi semester, pengawas dapat memberikan penilaian capaian kinerja pengurus, serta memberikan saran atas program kerja yang sudah dijalankan oleh pengurus.
9. Mengikuti kegiatan lokakarya perencanaan strategis (strategic Planning) dan penyusunan rencana bisnis tahunan (business plan). Pengurus KSPPS perlu membuat lokakarya ini sebagai peta jalan (road map) bagi KSPPS.
10. Ikut membantu pengurus dalam berbagai kegiatan seremonial dalam rangka pengembangan KSPPS. Contohnya seperti ikut mensupport kegiatan praktik pengalaman lapangan mahasiswa yang sudah dikerjasamakan oleh pengurus antara KSPPS dengan institusi perguruan tinggi.
